El gestor documental permite llevar el control de las copias físicas que entregamos a los usuarios, o también a aquellas personas que no tienen acceso al sistema, pero deben tener la copia de algún documento determinado.
Accedemos a Detalle
Presionamos Distribución
Vemos las secciones de copia física interna y externa:
Las copias físicas internas son para usuarios del sistema, mientras que las externas son para personal externo, que no puede ingresar al sistema.
En cada uno de los cuadros vemos el listado de personas para quien se emitió la copia física. Podrá paginar o buscar para poder encontrar algún usuario.
La información que tenemos en el listado es el usuario y la fecha de la copia física.
Por la opción "+ Nueva" podemos acceder para agregar más usuarios
Para emitir el control de copia física primero agregamos los usuarios
Esto lo podemos hacer de dos formas:
- Listado versión anterior: se tomará el listado de la versión anterior del mismo documento.
- Ingreso manual del listado de usuarios: podemos ingresar uno o más usuario seleccionando:
- Usuario: seleccionamos un usuario en particular del listado de usuarios del sistema y lo ingresamos al listado con el botón Ingresar.
- Grupo funcional: seleccionamos un grupo funcional, y al presionar el botón Ingresar, se agregarán al listado todos aquellos usuarios que tengan acceso a ese grupo.
- Conjunto de grupos funcionales: seleccionamos un conjunto de grupos funcionales, y al presionar el botón Ingresar, se agregarán al listado todos los usuarios que tengan ese perfil.
También podemos borrar algún usuario del listado.
Una vez que incorporamos los usuarios, presionamos el botón Generar listado
Y aquí tenemos los pasos a seguir:
- Nos indica la cantidad de veces que debemos imprimir el documento para distribuirlo, de acuerdo a la cantidad de usuarios que incluimos en el listado. Nos da el link para abrir el documento e imprimirlo directamente.
Luego de imprimir los documentos, se aconseja sellarlo con la leyenda "Copia física controlada" e incluir el número de documento indicado por el sistema. - Debemos imprimir el listado, que es donde los usuarios van a firmar al momento de recibir la copia. También tenemos el link para abrir e imprimir la copia.
El listado será el siguiente incluyendo a todos los usuarios que vayan a recibir la copia (en este caso uno), y con el espacio para su firma:
- Ya podemos regresar al control de copias físicas o seguir con la gestión del documento.